POSTES A POURVOIR
Office Manager / Assistant /e de Société (Paris 16)
LA SOCIETE
- Un cabinet d'avocats, cabinet d'affaires indépendant, créé il y a 10 ans environ avec deux associés fondateurs qui seront prochainement rejoint par un troisième déjà intégré au cabinet.
- Un positionnement droit des affaires sur des missions en transmission & Fusac, due diligence, corporate & vie des sociétés, droit de l'entreprise et droit social.
- Une équipe d'une petite dizaine de personnes.
LE CONTEXTE
- L'intégration en 2012 d'un professionnel du droit qui s'est progressivement situé en dehors de la production juridique normale de la structure pour évoluer vers une activité le positionnant sur un "au service du bon fonctionnement de l'équipe et du cabinet" au point de devenir un élément indispensable et central de la vie de ce dernier.
- Une fonction qui présente 4 thématiques dominantes : 33 % du temps passé sur de l'assistanat juridique, 17 % sur les formalités (registres légaux), 30 % sur de la facturation (sur Temp 2000) et faiblement de la comptabilité et 15 % sur du pur office manager.
- Le prochain départ en région sur un projet personnel de ce professionnel qui va libérer un poste et une place singulière au sein du Cabinet
- Une vacance du poste à partir de fin juillet qui permet de projeter une période d'intégration et d'accompagnement sur ces fonctions par le titulaire actuel du poste.
LA CULTURE
- Deux associés historiques dont les actions et la façon de travailler colorent de façon sensible les relations entre les membres de l'équipe et leurs clients sur une modalité coopérative, constructive et dynamique.
- De fait, un positionnement et des raisonnements en termes de pilotage de la structure et de management nettement plus orientée "entreprise" que "professions libérales".
- Une façon de vivre qui relève d'une structure de petite taille sur une équipe stabilisée et fidélisée à laquelle s'agrège chaque année en moyenne un collaborateur de plus, les quelques départs enregistrés ont vu les professionnels concernés non partir vers la concurrence mais changer de vie au sens d'intégrer une entreprise ou de changer de région sur un projet familial.
- Une réputation de sérieux, d'implication et de pertinence d'un côté et de de souplesse, pragmatisme et de respect des personnes de l'autre.
LA MISSION
Dans une posture de pierre angulaire du bon fonctionnement du Cabinet, l'Office Manager / Assistant/e de Société développe ses activités dans 5 directions dominantes.
- Le développement d'une dynamique d'un "esprit de service" lié au fonctionnement du périmètre de sa société et de l'équipe du Cabinet qui se retrouve dans une façon de tenir ce poste, dans une disponibilité aux personnes et aux évènements, dans une capacité à se placer à chaque "endroit" qui nécessite une intervention/action non attribuée/affectée, etc.
- La gestion/pilotage/suivi de certains "projets" tels que la gestion de l'intendance, l'élaboration et la gestion au fil de l'eau du budget annuel des dépenses, le suivi du parc informatique, l'organisation des évènements initiés par le Cabinet, la gestion de la documentation et des abonnements, la gestion l'actualisation/mise à jour du site Internet, etc.
- Sur l'ensemble de ses thématiques d'intervention (l'assistanat juridique, les formalités, la facturation et l'office management), l'utilisation des supports et des outils existants en interne (modèles d’actes, maquette de correspondances, standard de tableaux de bord, notes de réunion, etc.) avec cette perspective de les mobiliser au quotidien, de les améliorer/optimiser au fur et à mesure de leur utilisation et, dans l'éventualité qui les verrait ne pas exister, de les élaborer tout autant que les présentations ponctuelles à réaliser pour tel ou tel dossier.
- Le suivi des commandes, des contrats et des prestataires associés au fonctionnement quotidien du Cabinet incluant le suivi de la réalité des engagements pris, la gestion des relations avec ses tiers, la recherche de nouveaux prestataires, le respect des délais/échéances, etc.
- Le faire face à n'importe quel imprévu venant interférer avec le bon fonctionnement du cabinet et de son équipe avec cette perspective de résoudre les problèmes au plus vite et de façon la plus efficace/pertinente possible.
VOUS
- Une formation initiale supérieure de type universitaire juridique Bac + 5 sur un parcours de l'ordre antérieur de l'ordre des 7 à 8 ans minimum mettant en avant une thématique liée à un "se mettre/être au service" d'une structure, d'une équipe ou d'autres professionnels.
- De fait, de solides bases juridiques en droit des sociétés/droit des affaires qui se doublent d'une réelle compréhension des interdépendances existantes entre des actes juridiques et les conséquences qui peuvent leur être associées tout autant que des toiles de fond sur lesquelles prennent certaines démarches juridiques relevant droit des sociétés/droit des affaires.
- Idéalement, une expérience avérée de la manipulation/compréhension de chiffres en lien avec un suivi d'activités, la tenue de tableaux de bord, la gestion d'une facturation, etc.
- Une capacité à occuper une place vacante déjà bien existante et instituée au sein d'une organisation avec finesse et doigté souplesse et adaptation, enthousiasme et plaisir dans un contexte qui voit le futur ex-titulaire du poste avoir su se positionner en facilitateur, en personne capable de se placer dans les "vides" d'une production ou d'une organisation pour "s'y loger" et faire ce qu'il y a à faire.
- Une personne capable de se positionner en "clef de voûte" d'une organisation dans le contexte d'une relation nettement plus importante avec l'une des Associés du fait même que cette dernière a comme responsabilité la gestion de la société avec tout ce que cela induit comme tâches induites.
- Un abord/traitement des problèmes marqué par de la méthode et de la rigueur tant dans la dynamique de suivi/pilotage de projets et de dossiers que dans le reporting et les échanges avec l'associée en charge des enjeux de société.
- Une personnalité efficace, discrète et intègre/loyale qui s'inscrit naturellement dans des formes et des espaces coopératifs/collaboratifs de travail.
- Un réel attrait pour les petites structures qui se retrouve dans une couleur de relation apportées qui met en avant du léger, du positif, du constructif, de la générosité en particulier.
Si vous êtes intéressé par ce profil de poste, n'hésitez pas à nous envoyer votre CV et votre lettre de motivation à philippenowicki@coriance.com