POSTES A POURVOIR Office Manager & Assistante / Assistant Executive (Paris) LA SOCIETE Sur une mission confidentielle... - Un family office de quelques personnes. LE CONTEXTE - Une sorte de double logique à l'œuvre : en interne, quelques professionnels issus du monde du Private Equity centrés sur des logiques d'efficacité, de réactivité, d'implication active positionnées vis-à-vis d'un externe caractérisé de son côté par une intrication entre le monde des affaires et un art de vivre. - Des codes et des usages qui relèvent des univers du capital-investissement et du luxe. LA CULTURE - Un environnement de travail marqué par la célérité et la pertinence des réponses qui doivent être apportées aux rares donneurs d'ordre relevant de l'actionnariat ou de l'interne. - Un niveau d'exigence élevé quant à l'engagement de chacun dans les activités développées. - Une discrétion totale et entière doublée d'une loyauté aux personnes incarnant la structure. LA MISSION Dans une posture essentielle de pierre angulaire du dispositif d'un Family office, l'Office Manager & Assistante / Assistant Executive développe ses activités dans trois directions. - L'assistanat exécutive au Directeur Général avec la gestion de son agenda, l'examen/hiérarchisation/classement de l'ensemble de ses courriers électroniques, de ses appels et des demandes de réunion, le traitement de ses notes de frais, l'organisation de la logistique des différents événements professionnels auxquels ce Directeur Général est associé, l'accueil physiques de ses interlocuteurs pour ses rendez-vous, la préparation et le traitement de ses documents confidentiels, la rédaction/suivi de sa correspondance notamment avec l’actionnaire, la responsabilité des l'établissement de ses relations avec les différentes parties prenantes internes et externes. - La gestion de la vie du bureau et des outils de communication avec la supervision de l’organisation des salles de réunion et des espaces de réception, la vaillance prêtée à la qualité du standing, au raffiné et à la pertinence des environnements de travail, la mise en place des évènements et des activités destinés à développer du lien social entre les membres de l’équipe et à favoriser leurs échanges tels que l'organisation de déjeuners, de pots d’équipe, etc., la gestion des budgets des frais généraux, des contrats de service et des relations avec les fournisseur en s’assurant du respect des normes et de la qualité des partenaires associés à des coûts dans les standards du marché, le tout en étroite relation avec le CFO, l'organisation/tri/archivage des documents importants, la responsabilité de la cohérence de l'ensemble des outils de communication reflétant l’identité de l'entreprise en termes de conception et d'impression comme les cartes de vœux, les cartes de visite, le site web qui associe une coordination des prestataires, la mise en place de prestations de services du quotidien sur le lieu de travail de type conciergerie. - Le soutien aux dirigeants sur la planification des événements et des projets intégrant le développement et le maintien des liens avec le Président et le Directeur Financier, la participation à la planification et à la coordination des séances du Conseil d'Administration ainsi qu'aux autres événements liés aux relations avec les investisseurs -Assemblées Générales, réunions d’interaction avec les actionnaires, etc., l'endossement d'une responsabilité de Chef/fe de Projet sur des projets ponctuels impliquant la coordination de diverses parties prenantes sous la supervision des dirigeants et du Directeur Financier avec, à titre d'illustration, le déménagement de bureaux, la gestion du bon déroulement d'opérations particulières en exécutant les divers chantiers administratifs, de coordination et de communication qui en relèvent. VOUS - Une expérience de l'ordre de la vingtaine d'années dont une grande partie sur un positionnement d'Office Manager / Assistanat Exécutive dans des environnements et avec des personnalités exigeantes et déterminantes dans les activités de leur entreprise. - Une résultante qui s'exprime dans une capacité à faire face à toutes les sollicitations qui peuvent émerger au sein d'un Family office quelle que soit leur nature avec promptitude, diligence et pertinence doublée de la pratique de la langue anglaise très proche de celle d'une langue natale. - Une personnalité capable de se positionner en clef de voûte, en pierre angulaire de la vie quotidienne d'un Family office avec tout ce que cela induit en termes d'autonomie, de fiabilité, de technicité, de précision dans la gestion des réponses apportées, de sens de la diplomatie vis-à-vis des personnes associées et impliquées en interne, de reporting naturel, etc. - Un esprit tourné vers la résolution des problèmes sur un tempérament positif et constructif doublé d'un équilibre personnel indéniable. - Un réel sens de l'initiative qui se déploie dans le fait de poser des arbitrages afin de permettre à des actionnaires et aux membres de direction du family office de demeurer concentrés sur les problématiques qui sont les leurs. - Un positionnement de facilitrice / facilitateur associé à une loyauté et une discrétion indéfectibles sur une personnalité raffinée et sophistiquée. Si vous êtes intéressé par ce profil de poste, n'hésitez pas à nous envoyer votre CV et votre lettre de motivation à artemisecostes@coriance.com